Arlanda VvE Beheer (BV Eigen Haard handelend onder de naam Arlanda VvE Beheer) zet zich iedere dag in om mensen een prettig en veilig thuis te bieden. Daarbij vinden wij het belangrijk dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. Iedereen die met Arlanda VvE Beheer samenwerkt, moet erop kunnen vertrouwen dat zijn of haar persoonsgegevens veilig en vertrouwelijk worden behandeld. Daarom hebben wij duidelijke afspraken gemaakt over de wijze waarop wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, beveiligen en bewaren. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens en welke rechten betrokkenen daarbij hebben.
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die B.V. Eigen Haard, handelend onder de naam Arlanda VvE Beheer, verricht in het kader van haar dienstverlening aan Verenigingen van Eigenaars (VvE’s). De verklaring geldt voor alle personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van het beheer van een VvE, waaronder appartementseigenaren, bewoners, bestuurs- en commissieleden, contactpersonen van leveranciers en andere betrokkenen. Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@arlandavvebeheer.nl.
In het kader van onze dienstverlening verwerken wij onder andere namen, adresgegevens, geboortedata, telefoonnummers, e-mailadressen, bankrekeningnummers, appartementsgegevens, eigendomsgegevens, correspondentiegegevens en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze werkzaamheden, zoals eigendoms- en appartementsgegevens, betalings- en incassogegevens, gegevens over onderhouds- en reparatieverzoeken, correspondentie met eigenaren en bewoners, en gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van besluiten van de Vereniging van Eigenaars.
Daarnaast kunnen wij een afgeschermde kopie van een identiteitsbewijs verwerken indien dit noodzakelijk is, waarbij het burger servicenummer en andere niet-relevante gegevens onzichtbaar worden gemaakt.
Voor een correcte uitvoering van onze dienstverlening aan de Vereniging van Eigenaars is het noodzakelijk dat wij beschikken over bepaalde persoonsgegevens. Het gaat hierbij onder meer om naam-, adres- en contactgegevens, gegevens over het eigendom van een appartementsrecht, bankrekeninggegevens voor de inning en uitbetaling van bedragen, correspondentiegegevens en andere informatie die noodzakelijk is voor het uitvoeren van wettelijke verplichtingen, financiële administratie, vergaderorganisatie, communicatie met betrokkenen, onderhoudsactiviteiten en de uitvoering van besluiten van de Vereniging van Eigenaars.
Indien deze gegevens niet, niet volledig of niet tijdig aan ons worden verstrekt, kan dit tot gevolg hebben dat wij onze dienstverlening niet of niet volledig kunnen uitvoeren. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld vergaderstukken niet worden toegezonden, bijdragen niet worden geïncasseerd of uitbetaald, onderhoudsverzoeken niet worden afgehandeld, eigenaarsregisters niet correct worden bijgehouden of wettelijke verplichtingen van de Vereniging van Eigenaars niet worden nagekomen. In dergelijke gevallen kan de Vereniging van Eigenaars of de betrokkene mogelijk geen gebruik maken van bepaalde diensten of rechten die samenhangen met het beheer van de VvE.
Wij verwerken persoonsgegevens om onze verplichtingen uit de beheerovereenkomst tussen de VvE en Arlanda VvE Beheer uit te kunnen voeren. Dit omvat onder meer het beheren van eigenaars- en bewonersadministraties, het organiseren van vergaderingen, het uitvoeren van besluiten van de vereniging, het verzorgen van financiële administraties, het innen van bijdragen, het behandelen van vragen en verzoeken, het verzenden van nieuwsbrieven, oproepingen en andere mededelingen namens de VvE en het informeren van betrokkenen over wijzigingen in onze dienstverlening. Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden verwerkt om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en voor een zorgvuldig beheer van de vereniging.
Arlanda VvE Beheer verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar werkzaamheden als beheerder van Verenigingen van Eigenaars (VvE’s). Afhankelijk van het doel van de verwerking gebeurt dit op basis van de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang van de VvE of – indien vereist – op basis van toestemming van de betrokkene. Persoonsgegevens worden onder meer verwerkt voor het bijhouden van de ledenadministratie, het organiseren van vergaderingen, het voeren van de financiële administratie, het innen van bijdragen, het behandelen van onderhouds- en schademeldingen, het uitvoeren van besluiten van de VvE, het nakomen van wettelijke verplichtingen en het onderhouden van contact met eigenaren, bewoners, bestuurders, leveranciers en andere betrokkenen. Per verwerking wordt steeds beoordeeld op welke wettelijke grondslag deze berust.
In de meeste gevallen is de verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van de beheerovereenkomst tussen de VvE en Arlanda VvE Beheer, voor het nakomen van wettelijke verplichtingen of voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van de vereniging en haar beheerder. In specifieke gevallen kan een verwerking plaatsvinden op basis van toestemming van de betrokkene.
Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming op ieder moment in te trekken. U kunt hiervoor contact opnemen met Arlanda VvE Beheer via info@arlandavvebeheer.nl. Na ontvangst van uw verzoek zullen wij de betreffende verwerking, voor zover deze uitsluitend op uw toestemming is gebaseerd, beëindigen. Het intrekken van uw toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerkingen die hebben plaatsgevonden voordat de toestemming werd ingetrokken.
Voor de uitvoering van onze dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met partijen die daarbij betrokken zijn. Hierbij kan worden gedacht aan bestuursleden van de betreffende VvE, leveranciers, onderhoudspartijen, incasso- en deurwaardersorganisaties, juridisch adviseurs en overheidsinstanties indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Wanneer derden in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij indien vereist met hen een verwerkersovereenkomst om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens op eenzelfde zorgvuldige en veilige wijze worden behandeld.
In beginsel worden persoonsgegevens verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Daarbij maken wij uitsluitend gebruik van partijen die een passend beschermingsniveau kunnen garanderen en worden, waar nodig, aanvullende contractuele en organisatorische maatregelen getroffen om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen.
Arlanda VvE Beheer verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening aan Verenigingen van Eigenaars. Voor een groot deel van deze verwerkingen bepalen de VvE en Arlanda VvE Beheer gezamenlijk welke persoonsgegevens worden verwerkt en voor welke doeleinden. In die gevallen zijn de VvE en Arlanda VvE Beheer gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De VvE is verantwoordelijk voor het beheer van de vereniging en de uitvoering van besluiten, terwijl Arlanda VvE Beheer deze werkzaamheden ondersteunt en uitvoert op basis van de beheerovereenkomst. De onderlinge verantwoordelijkheden ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens zijn vastgelegd in afspraken tussen de VvE en Arlanda VvE Beheer. Voor specifieke verwerkingen kan de rolverdeling afwijken, bijvoorbeeld wanneer een externe partij persoonsgegevens uitsluitend in opdracht verwerkt. In dat geval worden passende afspraken gemaakt om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen.
Arlanda VvE Beheer en de betreffende VvE bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld. Daarbij worden de wettelijke bewaartermijnen in acht genomen, zoals fiscale, administratieve en juridische bewaarplichten. Zodra persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het beheer van de VvE of het voldoen aan wettelijke verplichtingen, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.
U heeft op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U kunt Arlanda VvE Beheer verzoeken om inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken, om onjuiste gegevens te laten corrigeren, om persoonsgegevens te laten verwijderen voor zover de wet dit toestaat, of om de verwerking van uw gegevens te beperken. Daarnaast kunt u in bepaalde situaties bezwaar maken tegen een verwerking of verzoeken om overdracht van uw persoonsgegevens aan uzelf of een andere partij.
Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten, dan kunt u een verzoek indienen via info@arlandavvebeheer.nl. Om uw identiteit te kunnen vaststellen, kunnen wij u vragen aanvullende informatie te verstrekken. Wij beoordelen ieder verzoek zorgvuldig en reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst. Indien de AVG of andere wet- en regelgeving aanleiding geeft om een verzoek geheel of gedeeltelijk af te wijzen, zullen wij u hierover informeren en de reden daarvan toelichten.
Verzoeken tot uitoefening van privacy rechten kunnen worden ingediend via info@arlandavvebeheer.nl. Arlanda VvE Beheer bevestigt de ontvangst van het verzoek en neemt in beginsel binnen één maand na ontvangst een besluit op het verzoek. Indien een verzoek complex is of meerdere verzoeken gelijktijdig worden ingediend, kan deze termijn overeenkomstig artikel 12 AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval wordt de betrokkene binnen één maand na ontvangst van het verzoek geïnformeerd over de verlenging en de redenen daarvoor.
Indien een betrokkene van mening is dat Arlanda VvE Beheer niet zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens, verzoeken wij eerst contact met ons op te nemen zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. Daarnaast heeft iedere betrokkene het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Arlanda VvE Beheer behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie van de privacyverklaring wordt gepubliceerd op de website van Arlanda VvE Beheer. Doorlopend wordt beoordeeld of de inhoud aansluit bij de geldende wet- en regelgeving en de wijze waarop persoonsgegevens binnen onze dienstverlening worden verwerkt.